杭州劉氏文化創(chuàng)意有限公司提醒你，大型會議要掌控好大局。所謂會務(wù)工作的大局就是會議的目的、主題、基本要求、參會范圍等宏觀策略上的安排，把握住了大局，才能會議的效果，著手具體會務(wù)工作才能不偏離方向，才會有條不紊，減少重復(fù)勞動與差錯。首先，確定召開會議的必要性，即召開此次會議符合上級的要求和當(dāng)前工作的實際需要，召開的時機恰當(dāng)，有比較充實的內(nèi)容安排和重要的工作部署等。其次，科學(xué)確定好會議的基本框架，例如：選擇會議時間應(yīng)多考慮出席領(lǐng)導(dǎo)和貴賓的因素，選擇會議地點應(yīng)多考慮會議內(nèi)容需要、參會人員規(guī)模、車輛停放以及食宿便利等因素，確定參會人員的范圍則主要考慮會議的目的和要達(dá)到的效果。再次，做好會議方案的征求意見和報批工作。方案確定前應(yīng)當(dāng)充分征求各方意見，嚴(yán)格履行報批程序，盡量減少會議事項的中途變更和增減。后，通過對會議宏觀上的把握來調(diào)控具體事項。例如，有些會議想安排的內(nèi)容很多，但為了確保整個會議活動的緊湊有序、不出差錯，就需要壓縮會議議程；有些會議經(jīng)費比較緊張，就需要相應(yīng)簡化議程、活動、場景布置等來減少支出。杭州劉氏文化創(chuàng)意有限公司，明確分工，加強協(xié)同。一是把每項任務(wù)、每個環(huán)節(jié)、每個時間節(jié)點要求分解量化到具體責(zé)任人頭上，做到各個具體經(jīng)辦人員工作任務(wù)具體、要求明確，防止出現(xiàn)任何工作盲點和相互推諉扯皮。二是分工時應(yīng)注意掌握每個工作人員的特點，安排任務(wù)盡量與其能力和經(jīng)驗相匹配，對經(jīng)驗不足的工作人員盡量交代仔細(xì)、加強指導(dǎo)；有的會議需要多個單位參與會務(wù)，應(yīng)立足各部門的工作職能、范圍和自身掌握的資源進行任務(wù)分解，需要相互配合完成的任務(wù)，也要明確一個主要責(zé)任部門。三是相互協(xié)調(diào)配合，注意拾遺補缺，增強工作合力。參與會務(wù)工作的人員或部門應(yīng)積極與其同事或協(xié)作部門溝通、配合，互相通報工作進展。同時，會務(wù)工作負(fù)責(zé)人或牽頭部門要掌握和協(xié)調(diào)好工作進度，可定期召開工作碰頭會，各自通報工作進展和重要信息，減少工作的盲目性和差錯，便于分析和查找問題。做好會務(wù)工作既應(yīng)規(guī)范操作，又需靈活應(yīng)變。一方面，會務(wù)工作本身有一套較為成熟的流程，各項會務(wù)工作必須有方案、有分工、有時間節(jié)點要求，應(yīng)當(dāng)規(guī)范執(zhí)行，不能自作主張?zhí)襟E、省程序。例如：會標(biāo)、主席臺、桌椅等會場布置要符合規(guī)范，席卡、茶杯的擺放應(yīng)橫平豎齊；會議的議程安排和發(fā)言順序要符合規(guī)矩；參會人員的就座位置有主次、前后等固定順序的排列。特別是像黨代會和人代會這樣重要的會議，不僅應(yīng)處處講求規(guī)范操作，會議的各項議程還必須符合法律規(guī)定和黨章要求。另一方面，講求規(guī)范絕不是一成不變、刻板教條，有時也需要會務(wù)人員能夠結(jié)合事情的重要和緊急程度，靈活變通地處理一些問題。例如：有的參會人員會提出一些計劃外的合理要求，應(yīng)在不影響其他工作的前提下盡量予以滿足，使其感受到主辦單位給予的尊重與熱情服務(wù)；會議現(xiàn)場應(yīng)當(dāng)嚴(yán)肅紀(jì)律，但遇有特別緊急的事項需要參會人員處理時，可由會務(wù)人員通過遞紙條等方式通知；出席會議的領(lǐng)導(dǎo)臨時有其他重要活動需要提前離場時，會務(wù)人員應(yīng)及時告知會議主持人調(diào)整發(fā)言順序。